Evaluation des facteurs relatifs à la vie privée : ce qu’il faut savoir

La protection des renseignements personnels est une préoccupation croissante dans notre société numérique. Pour les entreprises, il est essentiel de bien comprendre les lois relatives aux renseignements personnels afin de garantir la conformité en matière de confidentialité et de sécurité des données. Cela permet non seulement de bâtir des relations de confiance avec les clients et partenaires, mais aussi d’éviter des sanctions potentiellement lourdes.

Le Québec a récemment renforcé sa législation sur la protection de la vie privée avec la Loi 64. Cette loi impose désormais aux entreprises de réaliser des évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) dans certaines situations spécifiques, visant à protéger les renseignements personnels des citoyens.

Quand réaliser une évaluations des facteurs relatifs à la vie privée ?

Il est crucial pour les responsables de la protection des renseignements personnels (RPRP) de comprendre les moments où une EFVP est requise. Voici les trois principales situations où une EFVP est nécessaire :

1. Lors de l’acquisition, du développement ou de la refonte de systèmes d’information ou de services électroniques impliquant des renseignements personnels.
2. Avant de communiquer des renseignements personnels en dehors du Québec.
3. Pour toute communication de renseignements personnels à des fins d’étude, de recherche ou de statistiques sans le consentement des personnes concernées.

Objectif d’une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée

La Commission d’accès à l’information (CAI) du Québec considère l’EFVP comme une méthode préventive cruciale pour protéger les renseignements personnels et garantir le respect de la vie privée. L’EFVP implique :

• Une évaluation de la conformité du projet avec la législation en vigueur sur la protection des données.
• L’identification et l’évaluation des risques potentiels d’atteinte à la vie privée.
• La mise en œuvre de stratégies pour éviter ou atténuer ces risques.

À l’issue de l’EFVP, l’organisation doit démontrer qu’elle a respecté toutes les obligations légales en matière de protection des renseignements personnels et pris toutes les mesures nécessaires pour assurer leur sécurité.

Préparer l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée 

Pour bien préparer une EFVP, il est important de suivre les directives de la Commission d’accès à l’information. Bien que ces directives s’adressent principalement aux organismes publics, elles s’appliquent également aux entreprises privées, avec quelques adaptations.

1.Questions clés à se poser:

• Dois-je réaliser une EFVP ? Suis-je dans le cadre légal qui l’impose ?
• Quand dois-je effectuer mon EFVP ?
• Quels éléments doivent être inclus dans l’EFVP ?
• Mon EFVP doit-elle être approfondie pour un projet complexe ou sensible ?
• Qui doit être impliqué dans le processus au sein et en dehors de mon organisation ?

2. Définir le projet impliquant une EFVP

• Présentez les grandes lignes du projet.
• Expliquez les objectifs légitimes qui soutiennent le projet.

3. Établir les rôles et responsabilités dans la réalisation de l’EFVP

4. Connaître ses obligations en matière de protection des renseignements personnels

Il est essentiel de connaître les lois régissant les renseignements personnels traités par votre organisation, qu’il s’agisse de lois provinciales, fédérales ou étrangères telles que le Règlement général sur la protection des données (RGPD) en Union Européenne.

5. Déterminer les renseignements personnels impliqués dans le projet

• Faites un inventaire des renseignements personnels traités dans le cadre du projet
• Évaluez la sensibilité de ces renseignements personnels.

6. Identifier les points d’interaction entre votre organisation et les renseignements personnels

• Cartographiez les flux de données impliquant des renseignements personnels dans le cadre du projet.
• Identifiez les particularités de chaque phase du projet, car les traitements peuvent varier selon les phases.

Une fois ces étapes préparatoires réalisées, votre organisation sera prête à effectuer l’EFVP dans des conditions optimales.

Personnes impliquées dans les évaluations des facteurs relatifs à la vie privée

La personne principale chargée de l’EFVP est le responsable de la protection des renseignements personnels (RPRP). Cependant, d’autres acteurs peuvent également être impliqués :

• Dans les PME : Chefs d’entreprise, responsables RH, marketing, travailleurs autonomes, sous-traitants, avocats.
• Dans les grandes entreprises : Responsables des affaires juridiques, gestion des risques, sécurité des systèmes d’information, marketing, gestion documentaire.
• Dans le secteur public : Responsables de la sécurité de l’information, gestion documentaire, éthique, développement ou acquisition des systèmes d’information, gestion des technologies de l’information, sécurité physique, gestion des risques, vérification interne, etc.

L’EFVP est un processus préventif visant à protéger les renseignements personnels et à respecter la vie privée. Elle évalue les risques potentiels d’atteinte à la vie privée et met en place des mesures pour les éviter ou les atténuer, contribuant ainsi à éviter toute violation de la confidentialité et les conséquences qui en découlent (plaintes, incidents de sécurité, poursuites judiciaires, etc.).

Six étapes pour réaliser une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée

Pour effectuer une EFVP efficace, suivez ces six étapes :

1. Créez un inventaire complet des données personnelles collectées et stockées par votre organisation. Cet inventaire doit inclure la finalité du traitement, le type de renseignements personnels, leur localisation, les personnes ayant accès à ces données, et leur utilisation.

2. Identifiez les lois et réglementations applicables avec l’aide de votre avocat ou juriste. Cela inclut les lois nationales, les normes industrielles et toute autre législation pertinente. Les questions à se poser incluent :

• • Votre organisation respecte-t-elle les obligations et principes de protection des renseignements personnels à chaque point d’interaction avec ces données ?
  • Quelles obligations votre organisation pourrait-elle ne pas respecter ?

3. Analysez les renseignements personnels, notamment sensibles, pour identifier tout risque potentiel d’atteinte à la vie privée. Cela peut inclure un accès non autorisé, la divulgation d’informations confidentielles, ou l’utilisation de données à d’autres fins que celles prévues.

 4. Évaluez l’adéquation des mesures de protection en place pour atténuer les risques. Limitez, par exemple, le nombre de renseignements personnels collectés pour réduire l’impact potentiel en cas de vol de ces données.

5. Élaborez des recommandations pour améliorer la protection de la vie privée et établissez un plan de mise en œuvre. Ce plan doit tenir compte des coûts et des délais de mise en œuvre.

6. Revisitez périodiquement l’évaluation pour assurer la conformité continue et identifier tout nouveau risque. Les risques évoluent, tout comme les obligations légales, avec les avancées technologiques et les changements réglementaires.

Encadrement des évaluations par la CAI

La Commission d’accès à l’information (CAI) du Québec veille à la conformité des entreprises en matière d’EFVP. Cet organisme gouvernemental s’assure que les entreprises respectent bien leurs obligations liées aux évaluations des facteurs relatifs à la vie privée.

La CAI a publié un guide sur les EFVP pour les organismes publics, qui est également applicable aux entreprises privées, pour mieux comprendre les enjeux liés à ces évaluations.

Comment Satoshi Legal peut vous aider

Faire appel à un avocat pratiquant dans le domaine est essentiel pour garantir que votre organisation respecte ses obligations légales en matière de protection des renseignements personnels. Nos avocats chez Satoshi Legal peuvent vous guider dans la réalisation d’une EFVP, en vous conseillant sur les meilleures pratiques et en vous aidant à mitiger les risques. Nous vous assistons également dans l’élaboration de procédures et de contrats pour assurer le respect des normes de protection des renseignements personnels.

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