Le responsable de la protection des renseignements personnels

“La seule fin pour laquelle les hommes sont autorisés, individuellement ou collectivement, à intervenir dans la liberté d’action d’un de leurs semblables, est la protection de soi-même.”

John Stuart Mill

La création récente du responsable de la protection des renseignements personnels (RPRP) au Québec s’inspire directement des pratiques européennes. La nouvelle Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (LPRPSP), adoptée en septembre 2021, impose la désignation d’un RPRP dans toutes les entreprises privées qui recueillent, utilisent ou divulguent des renseignements personnels. Cette fonction est essentielle, mais soulève de nombreuses questions quant à son rôle et ses responsabilités.

Qui est le RPRP ? 

Afin d’éviter que les entreprises québécoises ne manquent à leurs nouvelles obligations, le législateur a pris l’initiative de nommer d’office la personne ayant la plus haute autorité au sein de l’organisation en tant que RPRP. En pratique, cela signifie que la personne exerçant un pouvoir décisionnel final au sein de l’entreprise est désignée RPRP.

Cependant, il est possible de déléguer ce rôle à une autre personne plus compétente en matière de protection des renseignements personnels. En effet, la personne à la tête de l’organisation n’est pas nécessairement celle qui possède les meilleures compétences dans ce domaine. Il est donc recommandé de confier cette responsabilité à un membre du personnel ayant des connaissances juridiques et/ou informatiques, car la protection des renseignements personnels englobe ces deux aspects. Une connaissance approfondie des opérations de l’entreprise est également un atout précieux. Quel que soit le titulaire du poste, il devra se former pour accomplir efficacement sa mission de protection de l’organisation.

Quel est le rôle du RPRP ? 

Le rôle principal du RPRP est de garantir que l’organisation respecte ses obligations légales en matière de protection des renseignements personnels. En pratique, ce rôle peut inclure les tâches suivantes :

• Mettre à jour et approuver les politiques et processus relatifs à la protection des renseignements personnels.
• Veiller à la conformité avec la loi, notamment en ce qui concerne l’implantation de mesures de sécurité adéquates.
• Intervenir dans les évaluations des facteurs relatifs à la vie privée pour identifier les risques et mettre en place des mesures d’atténuation.
• Former le personnel aux enjeux de protection des renseignements personnels.
• Assister le personnel et les clients ayant des besoins d’information sur leurs renseignements personnels.
• Répondre aux demandes des personnes concernées et motiver les refus, le cas échéant.
• Tenir à jour le registre des incidents de confidentialité imposé par la loi.

Quel est l’intérêt d’avoir un bon RPRP ? 

L’importance d’avoir un bon RPRP est cruciale dans un monde où la technologie est omniprésente. Le législateur impose aux entreprises de protéger les renseignements personnels de leurs clients et de leur personnel contre toute utilisation abusive ou non autorisée.

En plus de protéger ces renseignements, un RPRP efficace contribue à instaurer une culture de la protection des données au sein de l’entreprise, renforçant ainsi la confiance des clients, partenaires commerciaux et employés. Cela peut également aider à éviter des sanctions coûteuses et des poursuites judiciaires en cas de non-respect de la LPRPSP.

Pour résumer, avoir un bon RPRP présente trois principaux intérêts pour l’entreprise :

1. Intérêt stratégique : Renforce la confiance des partenaires commerciaux, clients, et employés, et assure le respect de la vie privée au sein de l’organisation.
2. Intérêt économique : Protège les renseignements personnels, qui sont des actifs immatériels importants, et améliore l’image de marque de l’entreprise, favorisant ainsi les ventes.
3. Intérêt juridique : Surveille l’évolution des normes de protection des renseignements personnels pour favoriser la conformité et éviter les litiges et sanctions.

• Article écrit par Erwan Jonchères pour le Jeune Barreau de Montréal.